Księgowość skupia się na chronologicznym prowadzeniu rachunkowych ksiąg na bazie dowodów księgowych. Dzięki aktualnym wpisom do ksiąg rachunkowych firma w prosty sposób skontroluje finanse. Zapisywane są tam wszystkie zdarzenia finansowe firmy na bazie rachunkow i faktur. Taki zapis zdarzeń gospodarczych daje wgląd w sprzedaż, zakupy, inwestycje, wypłaty pracowników, podatków oraz innych finansowych działań.

W odróżnieniu rachunkowość zawiera więcej niż zadania z działu księgowości. W skład rachunkowości wliczają się również ewidencja, kalkulacja, planowanie i analiza kosztów oraz sprawozdawczość finansowa, czyli szersze dane w dziale finansów działalności.

Stopnie zaangażowania księgowego wybiegają poza prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oprócz tego księgowe w biurach rachunkowych podejmują się przygotowywania zestawień obrotów i sald, oceny pasywów i aktywów oraz segregacji i katalogowania danych działalności. Dzięki usługom księgowej, firma zyskuje również nadzór nad poprawnością rozliczeń z kontrahentami, dokładną ewidencję zdarzeń finansowych oraz weryfikację dokumentów. Księgowa przygotowuje również wymagane finansowe sprawozdania, a obok tego także przygotowuje firmowe deklaracje ZUS oraz deklaracje podatkowe.

Formy prowadzenia księgowości

Księgowe prowadzą księgowość na różne sposoby co zależy od formy, wielkości, charakteru oraz metod funkcjonowania organizacji.  Biura rachunkowe zwykle podpowiadają klientom dobrać dopasowaną do charakteru działalności formę prowadzenia ksiąg zgodnie z prawem.

Księga Handlowa

Głównym z nich jest księga handlowa (pełna księgowość), jaką regulują zasady zawarte w ustawie o rachunkowości. Za rozliczaniem pełnej księgowości chowa się najsilniej opracowana forma rozrachunkowa. Jej celem jest wykazanie w jasny sposób sytuacji finansowej działalności – jej gospodarności, rentowności oraz płynności.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, księgę handlową muszą mieć:

• spółki handlowe – spółki w organizacji, kapitałowe, osobowe;
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz partnerskie spółki, jeśli w poprzednim roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów, usług i operacji finansowych wyniosły co najmniej równowartość 2.000.000 euro w polskiej walucie;
• organizacyjne jednostki funkcjonujące na podstawie bankowego prawa, praw o obrocie wartościowymi papierami, praw o inwestycyjnych funduszach oraz zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, praw o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, praw o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych albo praw w zakresie funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
• powiaty, gminy, województwa oraz ich związki;
• organizacyjne jednostki niemające osobowości prawnej, jednak pozyskujące przychód;
• fundacje i stowarzyszenia, także gdy ich źródłem przychodu są zaledwie członkowskie składki;
• oddziały oraz przedstawiciele działalności gospodarczych zagranicznych.

Organizacje niewymienione wyżej, jeżeli uzyskują na wykonanie zadań zleconych subwencje lub dotacje z budżetu, funduszów celowych – od początku roku obrachunkowego, w jakim subwencje są dla nich przyznane.

KPiR, czyli książka przychodów i rozchodów księga podatkowa

Drugim sposobem prowadzenia księgowości jest księgowość jako KPiR – książki przychodów i rozchodów (księga podatkowa). Księgowa dodaje tam dane dotyczące rozchodów i przychodów, a na ich podstawie biuro rachunkowe może sprawdzić dochód, jaki podlega opodatkowaniu. Bazą ustalającą zasady tworzenia KPiR jest odpowiednie Rozporządzenie Ministra Finansów. W księgowości uproszczonej koszty powinny mieć opis, które z nich są, a które nie są wliczone w koszty uzyskania przychodu. Obok tego każdego miesiąca powinno się koniecznie uzupełniać zestawienie dochodów, kosztów i przychodów z rozdziałem na podatkowe zwolnienia. Ważna jest również ewidencja trwałych środków, zatrudnionych pracowników oraz zapis dochodów zwolnionych z podatku z minionych lat. Niepotrzebne są z kolei ewidencja pieniężnych operacji na przykład bankowych wyciągów.

KPiR mają obowiązek posiadać osoby fizyczne i ich spółki, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychód wcześniejszego roku obrachunkowego nie przekracza 2.000.000 euro w złotówkach.

Rozliczenie na ryczałcie

Kolejnym sposobem jest rozliczenie na ryczałcie, czyli prosta forma podatkowa, jakiej stawki wynoszą od 2% do 17%. W rozliczeniu podatkowym nie ewidencjonuje się kosztów z tytułu uzyskania przychodów. Stąd też przedsiębiorca nie potrzebuje Księgi handlowej ani Książki Przychodów i Rozchodów. W zamian za to niezbędne jest prowadzenie listy przychodów oraz listy środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję wyposażenia – jeśli je ma.

Z ryczałtu mają możliwość korzystania:

• osoby fizyczne osiągające przychody z prowadzenia firmy
• przekazane w spadku
• spółki cywilne, kiedy tylko wspólnikami są osoby fizyczne
• spółki cywilne osób fizycznych oraz działalności gospodarczych uzyskanych w spadku
• spółki jawne, kiedy tylko wspólnikami są osoby fizyczne

Wytycznymi do spełnienia jest to, aby przychody w poprzednim roku podatkowym nie przewyższyły limitu 2 mln euro, obliczonego według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy roboczy dzień października w poprzednim roku.